ERP: cos’è, a cosa serve e quali vantaggi porta alle aziende

Cosa significa ERP? L’acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning (tradotto in italiano, “pianificazione delle risorse d’impresa”) e indica un software progettato per la gestione integrata di tutti i processi aziendali più importanti.

Il significato di ERP

Un sistema ERP è un software progettato per coordinare tutte le attività di un’azienda: produzione, magazzino, acquisti, vendite, spedizioni, contabilità, customer service, controllo di gestione e molto altro. Tutti questi processi possono essere gestiti e monitorati attraverso l’ERP, allo scopo di aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare i processi decisionali.

Dalla nascita dei primi software dipartimentali dedicati alla pianificazione delle risorse di produzione (MRP) negli anni ’70, oggi gli ERP sono diventati dei veri e propri sistemi integrati in grado di coordinare tutte le attività di un’impresa.

Grazie alla creazione di un database completo e centralizzato che include le informazioni provenienti da tutte le aree aziendali, è possibile eliminare errori, ritardi e inefficienze dovuti al disallineamento dei dati salvati su diverse piattaforme.

Spesso i programmi ERP sono destinati a uno specifico settore industriale, come nel caso del nostro software per pelletterie e calzaturifici, progettato specificamente per l’industria calzaturiera e della moda.

I migliori software sono flessibili e scalabili, ovvero hanno funzionalità personalizzabili e implementabili in qualunque momento secondo le richieste specifiche del cliente, senza dover apportare costose modifiche alla struttura dell’ERP.

I moduli di un ERP

Gli ERP aziendali sono applicativi composti da diversi moduli, che possono essere acquistati singolarmente in base alle necessità. Ecco i più comuni:

1. Software fatturazione elettronica: permette di gestire l’invio, il controllo e l’archiviazione delle fatture.
2. Software gestione preventivi e software gestione vendite: per la creazione di offerte, ordini, DDT e fatture.
3. Software CRM: per la gestione delle relazioni con clienti e prospect, la registrazione di opportunità commerciali e offerte.
4. Software gestione produzione, per la pianificazione e il monitoraggio del ciclo produttivo.
5. Software gestione magazzino: consente di coordinare tutte le operazioni legate alla movimentazione delle merci e alla logistica.
6. Software controllo di gestione, per la contabilità analitica delle diverse aree aziendali e la definizione di costi e ricavi.
    

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A cosa serve l’ERP?

L’ERP è uno strumento essenziale per la gestione delle aziende di qualsiasi dimensione e settore, in quanto supporta il coordinamento di tutte le attività di business quotidiane. Dal controllo della supply chain e della produzione alla raccolta degli ordini online e la logistica, queste piattaforme integrate permettono di avere una visione sempre completa e aggiornata di tutti i processi.

Grazie alla raccolta centralizzata dei dati, il software aiuta ad eliminare gli errori e le inefficienze dovuti alla mancata condivisione o aggiornamento delle informazioni. Vediamo allora quali sono i principali vantaggi di un ERP aziendale:

1. Risparmio economico e riduzione degli sprechi: la semplificazione dei processi e l’automatizzazione di attività ripetitive riducono i costi operativi e aumentano l’efficienza.
2. Clientela fidelizzata: il miglioramento del servizio aumenta la customer retention e rafforza l’immagine e la reputazione dell’impresa.
3. Processi decisionali più semplici: grazie alla condivisione in tempo reale delle informazioni e alle funzioni di reportistica avanzata, è possibile prendere decisioni basate su dati più accurati.
4. Sicurezza: Una gestione più ordinata dei dati e l’impiego di soluzioni di backup aziendale proteggono l’organizzazione da possibili attacchi informatici, errori umani e guasti ai sistemi hardware.

Le differenze tra ERP on-premise e ERP SaaS

Anche se molte aziende hanno ormai implementato soluzioni Saas, sul mercato esistono ancora alcuni ERP on-premise installati direttamente sul server aziendale. Vediamo le principali differenze tra le due soluzioni.

Tempi di attivazione

Gli ERP on-premise richiedono la configurazione di un server aziendale, quindi hanno dei tempi di attivazione piuttosto lunghi che variano a seconda della tipologia di applicativo, delle funzionalità implementate e della distribuzione geografica dell’organizzazione.

Al contrario, l’ERP in cloud è una soluzione Software as a Service (SaaS) che non necessita dell’installazione di un server o di altri interventi sull’infrastruttura IT e ha quindi delle tempistiche di implementazione più rapide.

Costi di attivazione e gestione

L’ERP on-site richiede un investimento iniziale piuttosto alto per l’acquisto e la configurazione del software. Inoltre, l’azienda dovrà prevedere dei costi per l’aggiornamento periodico del software e l’acquisto di eventuale hardware, oltre che l’impiego di risorse del team IT dedicate alla gestione e manutenzione dei sistemi informatici.

Al contrario, i sistemi in cloud permettono di avere un datacenter ad alte prestazioni gestito da un fornitore esterno, risparmiando sui costi relativi all’implementazione e all’aggiornamento del software e all’acquisizione degli strumenti hardware necessari.

Flessibilità e scalabilità

Le soluzioni in cloud sono flessibili e scalabili in base alle reali esigenze dell’azienda e alla sua crescita nel tempo, senza limiti di espandibilità e potenza. Inoltre, mentre negli ERP on-site gli aggiornamenti del software richiedono spesso l’implementazione da zero delle personalizzazioni preesistenti da parte del team IT interno, nel caso degli ERP in cloud le configurazioni e le integrazioni già implementate vengono mantenute automaticamente a ogni aggiornamento del programma, senza ulteriori investimenti.

Sicurezza

 Grazie a rigorose procedure di sicurezza, disaster recovery e backup, gli ERP-as-a-Service proteggono i dati da attacchi esterni, incidenti o guasti informatici. Nel caso delle soluzioni on-premise, il dipartimento IT aziendale dovrà occuparsi di approntare i piani di prevenzione e difesa dalle minacce interne ed esterne.

 Accessibilità

Il sistema cloud-based si integra con gli altri applicativi in uso ed è accessibile da qualsiasi dispositivo (PC, tablet, smartphone) e in qualunque momento anche da remoto, attraverso una semplice connessione Internet. Molti ERP on-site, soprattutto quelli meno aggiornati, non possono essere utilizzati da utenti esterni all’azienda e ostacolano quindi i collaboratori che lavorano da casa o altre sedi.

In generale, con le soluzioni on-premise il cliente è responsabile della manutenzione, degli aggiornamenti del software e della protezione dei dati salvati al suo interno. Con gli ERP SaaS tale onere è invece in capo al fornitore che, a fronte del pagamento di un canone mensile fisso, mantiene tutta l’infrastruttura IT e garantisce che il software sia sempre funzionante, aggiornato e sicuro.

Quando è necessario cambiare L’ERP aziendale?

Quali segnali indicano che è arrivato il momento di cambiare ERP perché il sistema gestionale in uso è ormai obsoleto e non è più in grado di soddisfare le esigenze della tua azienda?

Vediamo i principali:

1. Le lacune del software costringono i dipendenti a svolgere manualmente alcune attività. Ad esempio, è necessario ricorrere ai file Excel per creare i report relativi ai diversi processi.
2. Il partner informatico non offre un servizio di assistenza adeguato in caso di difficoltà o problemi tecnici.
3. Il programma non si integra con gli altri software in uso, impedendo una gestione centralizzata e un monitoraggio completo di tutte le attività.
4. La piattaforma non è flessibile né scalabile: le funzionalità non sono personalizzabili in base alle specifiche esigenze dell’impresa e/o non possono essere aggiunti altri moduli per venire incontro ai cambiamenti e alla crescita del business.

Se la tua azienda si trova in una o più di queste situazioni, allora è il momento di valutare un nuovo sistema gestionale in grado di supportare il suo sviluppo e di migliorare l’efficienza di tutti i processi operativi.

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