Software gestione documentale (Document Management System)

Il programma consente l’archiviazione e gestione dei documenti aziendali in modo facile e accurato. Grazie al DMS (Document Management System) la conservazione, organizzazione, condivisione e ricerca di tutte le informazioni viene semplificata e ottimizzata.
software gestione documentale winservice

 Il software gestione documentale crea un’efficace connessione elettronica tra contenuti, pratiche cartacee, archivi, posta elettronica, documenti d’ufficio e transazioni di business, per migliorare l’efficienza operativa.

Rende immediatamente accessibili tutti i contratti, le offerte, i disegni tecnici e gli estratti conto, relativi a Clienti e Fornitori.

• Ottimizza i processi amministrativi e di business grazie alla circolazione, a velocità digitale, delle informazioni e all’ampliamento dei sistemi informativi con immagini e dossier di documenti.

Permette di acquisire e rivedere qualsiasi pratica in pochi secondi, automatizzandone il flusso attraverso i vari reparti per aumentare la produttività del personale.

• Gestisce grandi volumi di documenti sempre in linea con facilità di ricerca ad alta velocità.

Fornisce massima libertà nella definizione delle chiavi di ricerca su qualsiasi tipo di documento archiviato, per personalizzare le singole funzioni di filtro sui documenti.

Gestisce qualsiasi tipo di documento, quindi non solo i  documenti legati alla gestione amministrativa e fiscale, ma anche quelli relativi alla produzione, alla logistica, all’ufficio tecnico, ecc.

Funzionalità del Software Gestione Documentale (DMS)

Di seguito, un elenco delle principali funzionalità e caratteristiche del nostro programma per la gestione e archiviazione documentale.

Possibilità di definire un numero a piacere di tipi di documenti.

Possibilità di definire, per ciascuna classe, un numero a piacere di chiavi di ricerca.

Indicizzazione in base alle proprietà peculiari della classe e alle seguenti proprietà comuni a tutti i documenti: classe descrizione, codice e numero protocollo, data di creazione (inserita automaticamente dal sistema), utente creatore (inserito automaticamente dal sistema).

Possibilità di gestire dossier in grado di contenere uno o più documenti.

Possibilità di accedere alla consultazione da tutti i programmi operativi, che possono riguardare la specifica tipologia di documento.

Possibilità di effettuare ricerche trasversali in base a criteri sulle proprietà comuni dei documenti.

Possibilità di effettuare ricerche multi-classe in base a criteri sulle proprietà confrontabili delle classi stesse (per esempio tutti i documenti di una commessa, o di un cliente, ecc.)

Possibilità di effettuare ricerche circoscritte ad una classe, in base a criteri sulle proprietà peculiari della classe stessa.

Gestione documenti
Software documentale Winservice

Operatori booleani AND, OR, NOT nell’ambito dei criteri delle singole proprietà.

Range di valori (DA…A) e operatori di comparazione (MAGGIORE DI/MINORE DI) nell’ambito dei criteri sulle singole proprietà.

Ricerca di documenti in base al dossier di appartenenza.

Visualizzazione dei file mediante strumenti integrati. Il file visualizzato sarà in formato PDF, qualora il file originario non sia in tale formato, esso verrà prima convertito in PDF e poi visualizzato.

Stampa dei file PDF relativi ai documenti visualizzati.

Invio mediante Email dei file PDF visualizzati.

Meccanismo di blocco estrazione-modifica-rilascio per impedire modifiche simultanee.

Il file associato ad un documento può essere sostituito con le stesse modalità (file-system, file modello, scanner) del primo inserimento.

Profilazione di Utenti e gruppi di Utenti che hanno accesso ai documenti.

Funzionalità di amministrazione riservate agli Utenti membri di un gruppo.

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