Software gestione documentale (DMS - Document Management System)

Il software DMS consente l’archiviazione e gestione dei documenti aziendali in modo semplice e accurato.

Grazie al software gestione documentale la conservazione, l’organizzazione, la condivisione e la ricerca di tutte le informazioni viene semplificata e ottimizzata.

Il software DMS (Document Management System) crea un’efficace connessione elettronica tra contenuti, pratiche cartacee, archivi, posta elettronica, documenti d’ufficio e transazioni di business, per migliorare l’efficienza operativa. Rende immediatamente accessibili tutti i contratti, le offerte, i disegni tecnici e gli estratti conto, relativi a Clienti e Fornitori.

software gestione documentale dms - Winservice
Interfaccia software gestione documentale (dms) - ©Winservice

Gestione e archiviazione di tutti i documenti aziendali

Il software DMS consente di gestire qualsiasi tipo di documento: non solo i documenti legati alla gestione amministrativa e fiscale, ma anche quelli relativi alla produzione, alla logistica, all’ufficio tecnico, ecc.

Flessibità

Il software gestione documentale fornisce la massima libertà nella definizione delle chiavi di ricerca su qualsiasi tipo di documento archiviato, per personalizzare le singole funzioni di filtro sui documenti.

Ottimizzazione

Il software dms ottimizza i processi amministrativi e di business grazie alla circolazione, a velocità digitale, delle informazioni e all’ampliamento dei sistemi informativi con immagini e dossier di documenti.

Automatizzazione

Il programma documentale permette di acquisire e rivedere qualsiasi documento in pochi secondi, automatizzandone il flusso attraverso i vari reparti, aumentando così la produttività del personale.

Semplificazione

Il dms software consente di gestire grandi volumi di documenti sempre in linea con la semplicità di ricerca ad alta velocità, permettendo così una facile gestione e archiviazione documentale.

Funzionalità del Software Gestione Documentale (DMS)

Di seguito, un elenco delle principali funzionalità e caratteristiche del nostro programma per la gestione e archiviazione documentale.

Possibilità di definire e gestire:

un numero a piacere di tipi di documenti;
per ciascuna classe, un numero a piacere di chiavi di ricerca.
• dossier in grado di contenere uno o più documenti.
 la consultazione da tutti i programmi operativi, che possono riguardare la specifica tipologia di documento.

Possibilità di effettuare ricerche:

• trasversali in base a criteri sulle proprietà comuni dei documenti;
• multi-classe in base a criteri sulle proprietà confrontabili delle classi stesse (per esempio tutti i documenti di una commessa, o di un cliente, ecc.);
• circoscritte ad una classe, in base a criteri sulle proprietà peculiari della classe stessa.

Indicizzazione:

in base alle proprietà peculiari della classe e alle seguenti proprietà comuni a tutti i documenti: classe descrizione, codice e numero protocollo, data di creazione (inserita automaticamente dal sistema), utente creatore (inserito automaticamente dal sistema).

Ricerca, Visualizzazione, Stampa e Invio:

• Ricerca di documenti in base al dossier di appartenenza.
• Visualizzazione dei file mediante strumenti integrati. Il file visualizzato sarà in formato PDF, qualora il file originario non sia in tale formato, esso verrà prima convertito in PDF e poi visualizzato.
• Stampa dei file PDF relativi ai documenti visualizzati.
Invio mediante Email dei file PDF visualizzati.

Operatori e Range:

• Operatori booleani AND, OR, NOT nell’ambito dei criteri delle singole proprietà.
• Range di valori (da…a) e operatori di comparazione (maggiore di/minore di) nell’ambito dei criteri sulle singole proprietà.

Utenti e gruppi di utenti:

• Profilazione di Utenti e gruppi di Utenti che hanno accesso ai documenti.
• Funzionalità di amministrazione riservate agli Utenti membri di un gruppo.

software dms documentale gestione documenti - Winservice
Interfaccia software dms documentale gestione documenti - ©Winservice

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