Archiviazione Documentale

Nonostante l'evoluzione informatica degli ultimi anni, ogni azienda è costretta a gestire quotidianamente un numero consistente di documenti cartacei, sia operativi che fiscali, per i quali l'archiviazione tradizionale comporta una significativa riduzione della produttività e genera molti problemi quali:

• Il deterioramento dei documenti originali (usura o smarrimento);
• L'ingombro (necessità di archivi di grande capienza);
• La mancanza di sicurezza nell'accesso ai documenti;
• La necessità di personale addetto (costo del personale);
• La dispersione di informazioni (documenti conservati in diversi uffici);
• La duplicazione dei documenti (fotocopie o copie aggiuntive);
• I costi di ricerca delle informazioni (ricerche manuali faticose, lente e dispersive);
• Le ricerche inefficaci (informazioni inesatte o mancanti).

Le aziende richiedono quindi uno strumento (archiviazione documentale):

• che consenta di gestire, archiviare e consultare a video tutto il flusso documentale aziendale;
• che permetta di inviare documentazione digitale fiscale (ad esempio fatture) in ottemperanza alle normative vigenti, con un notevole risparmio economico;
• che soddisfi tutti i requisiti di legge per la conservazione sostitutiva di documenti, inclusi bollati fiscali, contratti, bilanci, fatture, ecc...;
• che sia totalmente integrato all'ERP.